Política Para Eventos Y Exhibiciones En La Biblioteca

El Colegio Bolívar se une a la política de la Asociación Americana de Bibliotecas para exhibiciones y eventos que dice:

Las bibliotecas que tengan al servicio del público, lugares de exhibición y salones de reunión, deben ofrecer dichas instalaciones de manera equitativa independientemente de las creencias o afiliaciones de los individuos o grupos que las solicitan. (ALA declaración de derechos)

Por consiguiente, el espacio para exhibiciones del Colegio Bolívar está abierto “para todas las organizaciones comprometidas con actividades educativas, culturales, intelectuales y caritativas”.

Todos los que deseen reservar espacio para actividades o exhibiciones deben aceptar las siguientes reglas

Todas las requisiciones para un espacio en la biblioteca para actividades o exhibiciones deben hacerlo con anticipación y por escrito al director de la biblioteca, especificando fecha, por cuanto tiempo, tema y propósito del evento. Todos los eventos se manejan en el orden en que se reciben las solicitudes.

    1. Si hay necesidad de personal adicional para ayudar al montaje, o desmonte del evento o exhibición, debe realizarse una requisición formal por parte del organizador al jefe de mantenimiento con copia al director de la biblioteca y al jefe de circulación.
    2. Si se necesita seguridad o acceso para un horario adicional, se debe realizar una requisición formal por el organizador al jefe de seguridad, con copia al director de la biblioteca y al jefe de circulación.
    3. Si hay necesidad de soporte tecnológico, se debe realizar una requisición formal por parte del organizador al jefe de sistemas con copia al director de la biblioteca y al jefe de circulación.
    4. El director de la biblioteca debe ser notificado de todas las cancelaciones o cambios incluidos en la requisición o descripciones escritas de la exhibición tan pronto como sea posible.
  1. Una vez que la requisición formal es hecha, el director de la biblioteca se reunirá con el organizador para determinar las necesidades del evento o exhibición.
  2. Todas las áreas que se necesiten para el evento o exhibición deben ser reservadas con anticipación con el fin de evitar conflictos con otros usuarios de la biblioteca. Estas reservaciones deben ser hechas a través del Intranet del Colegio Bolivar y el bibliotecario del salón de Referencia. Recuerde que los módulos y la sala Colgate son DOS reservas distintas y deben reservarse juntas si el evento o las exposiciones lo requieren. Además, tenga en cuenta sus necesidades al instalar o desmontar la exhibición, ya que eso también puede requerir reservar el Colgate por uno o dos días.
  3. El organizador del evento debe firmar este formato, indicando que está de acuerdo y se rige por las regulaciones para eventos y exhibiciones.
  4. El montaje, diseño y horario de las exhibiciones se harán a discreción del director de la biblioteca y el personal asignado. El organizador es el único responsable del montaje, monitoreo y desmonte del evento o exhibición, en conjunto con el personal de la biblioteca, mantenimiento y sistemas, si es necesario.
    1. El organizador debe considerar a los empleados de la biblioteca y el colegio como asistentes y no como simples trabajadores de cualquier evento. Depende del organizador y los demás involucrados en el evento; el montaje, monitoreo y desmonte del evento o exhibición.
    2. La biblioteca no provee en ningún momento, personal para atender durante una exhibición o personal para monitorear las áreas de exhibición.
    3. Todo el trabajo debe ser hecho de acuerdo con el horario establecido por el director de la biblioteca y el organizador del evento.
  5. En ningún caso paredes, módulos, exhibiciones, libros, mesas, asientos, computadores y otros recursos de la biblioteca deben ser movidos o modificados sin el consentimiento y supervisión directa del director de la biblioteca. Esto incluye el uso de pegantes, cinta, puntillas, destornilladores, pintura y similares.
  6. La biblioteca se reserva el derecho de desaprobar o remover algún elemento de la exhibición o evento si se determina que es algo que pueda afectar la seguridad, si es muy pesado puede crear un problema para mantenimiento, si excede el nivel de ruido aceptable o sino va con las políticas o con la misión y objetivos de la biblioteca.
  7. Una vez terminado el evento o exhibición, el director de la biblioteca y el organizador revisarán los espacios usados en el evento y después mutuamente firmarán el paz y salvo de este formato.
  8. Todos los daños resultados de algún evento o exhibición son única responsabilidad del organizador.
  9. Los programas y exhibiciones no pueden interrumpir el uso de otros usuarios de la biblioteca. Las personas que atiendan algún evento o exhibición están sujetas a las reglas y regulaciones.
  10. Ningún evento o exhibición puede ser “Para sacar utilidades”.
  11. La biblioteca no asegura artículos o materiales exhibidos. Los exhibidores deben hacer sus propios arreglos para el seguro.

Su petición formal, especialmente la fecha, tiempo y necesidades, tema y propósito del evento o exhibición, debe acompañar este formato.

En nombre de mi organización, yo he leído las regulaciones anteriores y estoy de acuerdo con cumplir con todas las reglas que gobiernan el uso de la biblioteca del Colegio Bolívar. También estoy de acuerdo en nombre de mi organización asumir la responsabilidad para que todas las condiciones sean cumplidas.

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